Privacy statement
Stichting Bestuursorgaan Elzenburg (hierna; Elzenburg) hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit Privacy Statement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Elzenburg houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy statement;
- Verwerking van je persoonsgegevens beperkt blijft tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Uitdrukkelijk vragen om je toestemming voor de verwerking van jouw bijzondere persoonsgegevens;
- Passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de veilige verwerking van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hier op willen wijzen en deze respecteren.
Als Elzenburg zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van ons privacy statement, of in algemene zin, vragen hebt hierover kun je contact met ons opnemen via
Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Je persoonsgegevens worden door Elzenburg verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
- Vrijwilligersadministratie
- Deelnemersregistratie
- Financiële administratie
- Versturen van nieuwsbrieven, mails en/of berichten
- Facturatie deelnemersgelden
- Bezoekregistratie
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van je vragen:
- Voornaam
- Tussenvoegsel
- Achternaam
- Adresgegevens
- Geboortedatum
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Social media-account
Verstrekking aan derden
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien jij ons hier uitdrukkelijk schriftelijk toestemming voor geeft.
Bewaartermijn
Elzenburg bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te bescherming tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- Personen die namens Elzenburg kennis kunnen nemen van jouw gegevens, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
- We pseudonimiseren / anonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
- We testen en evalueren onze maatregelen.
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent je gegevens
Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van alle persoonsgegevens die we van je hebben. Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze medewerkers. Ook heb je het recht de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of direct aan een andere partij indien gewenst. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Je kunt zich voor het stellen van vragen, doorgeven van wijzigingen of het schrappen van informatie melden bij
Beeldmateriaal en (social) media
In en rond Elzenburg kunnen tijdens activiteiten foto’s of video-opnames worden gemaakt, ook van de deelnemers. Dit beeldmateriaal kan worden gebruikt voor promotionele doeleinden, zoals via de website van Elzenburg, social media van Elzenburg of bij een persbericht, maar ook ter illustratie van bijvoorbeeld ons jaarverslag.
Tijdens een activiteit zullen deelnemers / bezoekers middels een algemene kennisgeving worden geïnformeerd. Bezoek van of deelname aan activiteiten van Elzenburg impliceren het geven van toestemming voor het gebruik van het beeldmateriaal. Indien aanwezigen niet instemmen met gebruik van het beeldmateriaal zoals vermeld, kan deze persoon dat kenbaar maken bij de organisatie (
Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of je gegevens willen rectificeren of verwijderen, dan vragen we je hierover met ons contact op te nemen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthouder op het gebied van privacy.
Als je naar aanleiding van ons privacy statement nog vragen of opmerkingen hebt neem dan contact met ons op via
In Elzenburg hangen beveiligingscamera's. Dit is hoe we daar zorgvuldig mee om gaan;
Protocol Cameratoezicht Stichting Bestuursorgaan Elzenburg
Versie 12 oktober 2020
- Betrokkenen
De betrokkenen zijn de personen van wie beeldopnamen zijn gemaakt: bezoekers en vaste gebruikers/huurders van het jeugd- en jongerencentrum Elzenburg en de vrijwilligers en medewerkers.
- Doel en gerechtvaardigd belang en eisen van proportionaliteit en subsidiariteit
- Het doel van het cameratoezicht is drieledig:
- de bescherming van de vrijwilligers, medewerkers en/of cliënten tegen agressie;
- de beveiliging van eigendommen van Elzenburg tegen diefstal of vernieling of andere vormen van onrechtmatig gebruik;
- de beveiliging van bezoekers en vaste gebruikers/huurders van Elzenburg en het tegengaan van diefstal van goederen van bezoekers en vaste gebruikers/huurders.
- Het gerechtvaardigd belang en eisen van proportionaliteit en subsidiariteit
- Het cameratoezicht is noodzakelijk om het in het vorige lid beschreven drieledige doel (gerechtvaardigd belang) te beschermen. De inzet van cameratoezicht voldoet aan de eisen van proportionaliteit en subsidiariteit. De camera’s zijn uitsluitend aangebracht op de in artikel 7 beschreven locaties en ruimten. In deze ruimten is het belang van de inzet van camera’s het grootst en is de inbreuk van de privacy het minst ingrijpend (proportionaliteit). In de overige ruimten van Jeugd- en Jongerencentrum Elzenburg zijn geen camera’s aanwezig. Hiermee staat de inbreuk op het recht van bescherming van persoonsgegevens in verhouding tot het drieledige doel zoals beschreven in het eerste lid van dit artikel.
- Verschillende incidenten zoals overlast door hangjongeren, agressie tegen medewerkers en diefstal van eigendommen van Stichting Bestuursorgaan Elzenburg, vaste gebruikers/huurders en bezoekers, maken het noodzakelijk dat cameratoezicht door Stichting Bestuursorgaan Elzenburg wordt toegepast en op de in artikel 7 beschreven locaties wordt ingezet. In het verleden zijn andere beveiligingsmaatregelen ingezet om het drieledige doel te beschermen. Deze maatregelen hebben niet geleid tot een afname van agressie tegen vrijwilligers, medewerkers en/of cliënten, diefstal, vernieling of andere vormen van onrechtmatig gebruik, de toename van de veiligheid van bezoekers en vaste gebruikers/huurders en de afname van diefstal van goederen van bezoekers en vaste gebruikers/huurders. Gelet hierop is het niet mogelijk om het drieledige belang, zoals beschreven in het eerste lid van dit artikel, op een andere minder vergaande manier (dan de inzet van cameratoezicht) te bereiken (subsidiariteit).
- Taken en verantwoordelijkheden
- Stichting Bestuursorgaan Elzenburg is verantwoordelijk voor het cameratoezicht. Zij draagt alle kosten verbonden aan het toezicht.
- Stichting Bestuursorgaan Elzenburg heeft het beheer van de beelden van het cameratoezicht bij een externe beveiligingsorganisatie ondergebracht.
- Stichting Bestuursorgaan Elzenburg laat periodiek (in ieder geval één keer per jaar) de opnamesystemen controleren.
- Stichting Bestuursorgaan Elzenburg gaat zorgvuldig om met het beeldmateriaal, wanneer dit in verband met een incident is veiliggesteld.
- Stichting Bestuursorgaan Elzenburg heeft een externe beveiligingsorganisatie toestemming gegeven om de camerabeelden namens deze stichting te mogen bekijken en beoordelen.
- De externe beveiligingsorganisatie stelt beeldmateriaal direct veilig wanneer Stichting Bestuursorgaan Elzenburg of een belanghebbende/betrokkene dit verzoekt.
- Stichting Bestuursorgaan Elzenburg is bevoegd de geschiktheid van beelden te beoordelen voor het ter inzage geven aan betrokkenen, dan wel het ter beschikking stellen aan belanghebbende derden.
- De leverancier van de camera’s is verantwoordelijk voor het technische beheer en het onderhoud van het systeem.
- Privacy
- Het cameratoezicht is verenigbaar met het doel van beveiliging en bewaking. Het beeldmateriaal wordt uitsluitend gebruikt voor de doelen van het toezicht, te weten bescherming van de eigendommen van de Elzenburg (diefstal, vernieling, etc.) en bewijslast bij incidenten.
- Stichting Bestuursorgaan Elzenburg informeert bezoekers en vaste gebruikers/huurders van Jeugd- en Jongerencentrum Elzenbrug met borden dat zij beeldopnames maakt. De borden hangen bij elke toegangsdeur. Daarnaast publiceert Elzenburg dit protocol op haar website.
- Inzage beeldmateriaal
Om de privacy van de betrokkenen, heeft het Stichting Bestuursorgaan Elzenburg restricties voor het inzagerecht.
- Een betrokkene heeft slechts recht op inzage van beeldmateriaal waarop alleen hijzelf is te zien. Bij aanvraag tot inzage van beelden, moet de betrokkenen de dag of dagdeel aangeven en zo mogelijk het tijdstip en de tijdsduur van de beelden, waarvan hij inzage wil.
- Stichting Bestuursorgaan Elzenburg geeft pas beeldmateriaal aan een betrokkene ter inzage als het Stichting Bestuursorgaan Elzenburg na een afweging van enerzijds het belang van de betrokkene en anderzijds de overige belangen, waaronder het belang van andere betrokkenen die op het beeldmateriaal voorkomen, van oordeel is dat het belang van betrokkene om inzage te krijgen zwaarder weegt dan de belangen van de andere betrokkenen.
- De locatiemanager beoordeelt of de beelden geschikt zijn om aan de betrokkene te geven.
- De Stichting Bestuursorgaan Elzenburg streeft ernaar binnen vijf werkdagen op een verzoek van een betrokkene om inzage in beeldmateriaal, te reageren. Camerabeelden mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is. De richtlijn van de Autoriteit Persoonsgegevens hiervoor is maximaal 4 weken.
- Inzage in het beeldmateriaal is in het kantoor van de locatiemanager, in aanwezigheid van de locatiemanager of de beheerder en een bestuurslid van Stichting Bestuursorgaan Elzenburg. De betrokkene moet persoonlijk komen, met een geldig legitimatiebewijs.
- Een betrokkene die inzage krijgt in het beeldmateriaal, tekent een inzageverklaring.
- Verstrekken van beelden aan derden
- Stichting Bestuursorgaan Elzenburg verstrekt alleen beelden aan derden als dit verenigbaar is met doel van het verzamelen van de beeldopnamen.
- Stichting Bestuursorgaan Elzenburg beoordeelt of beelden geschikt zijn om te geven aan een derde, met inachtneming van de bepalingen in de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
- Voor de beeldverstrekking legitimeert de derde zich aan Stichting Bestuursorgaan Elzenburg.
- De derde die het beeldmateriaal ontvangt, tekent voor ontvangst en voor integer gebruik van het materiaal de inzageverklaring.
- Stichting Bestuursorgaan Elzenburg verstrekt alleen beeldmateriaal aan de politie bij incidenten en alleen als de politie hierom uitdrukkelijk vraagt, onder verwijzing naar de wettelijke regeling die hieraan ten grondslag ligt.
- Locaties beveiligingscamera’s
De camera’s zijn op de volgende locaties aangebracht:
- In de hal entree richting de sporthal (2x).
- In de grote zaal (2x).
- Bij de bar van de Foyer.
- Bij de bar van D’n Elze.
- In de kelder in de speelstraat.
- In de hal op eerste verdieping.
- Bewaartermijn
De beelden die door de beveiligingscamera’s worden opgenomen, worden maximaal twee weken bewaard. Daarna worden de beelden overschreven. Als op de beelden een incident zichtbaar is, mogen de beelden langer worden bewaard en wel totdat het incident is opgelost, dan wel dat de beelden voor de oplossing van het incident niet meer van belang zijn.
- Bezwaren, klachten en opmerkingen
Bij Stichting Bestuursorgaan Elzenburg kunnen bezwaren, klachten en opmerkingen over het cameratoezicht worden ingediend:
- een inhoudelijk bezwaar (bijvoorbeeld ontevreden over een besluit van Stichting Bestuursorgaan Elzenburg);
- een klacht over een bejegening of gedraging door een medewerker van Elzenburg;
- alle andere opmerkingen handelt Stichting Bestuursorgaan Elzenburg af via de locatiemanager, de beheerder, naar gelang de aard van de opmerking.
- Intrekking huidig Protocol Cameratoezicht Elzenburg en vaststelling nieuw Protocol Cameratoezicht Elzenburg
Via dit besluit wordt het Protocol Cameratoezicht Elzenburg d.d. 16-05-2020 ingetrokken en wordt het Protocol Cameratoezicht Stichting Bestuursorgaan Elzenburg d.d. 12 oktober 2020 vastgesteld.
